Modelo para Optimizar el Control Administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo propuesto por un aspirante a liderarlo (página 2)

Finalmente,  la investigación se concluyó con
el logro de los objetivos propuestos, determinados por el
análisis documental y  gráficos que conllevaron a
verificar la  problemática y las dificultades
existentes  en el proceso de control administrativo, que se
aplicaba en la institución precisada. En tal sentido se
propuso, tal como estaba previsto en  el objetivo principal,
el  modelo para optimizar el proceso administrativo,
específicamente  en las actividades propias del control
en el  Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Trujillo.

Ahora bien, en lo que respecta a la influencia del
liderazgo ejercido por al autor para proponer el modelo en el
Instituto, cabe destacar que ese "proceso de dirigir
las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir
en ellas" fue llevado a cabo con éxito, ya que fue, en gran
parte,  por medio de la práctica del liderazgo
ejercido que se hizo posible la ejecución del modelo en
el organismo identificado.

               
                                                  MSc.
Ever Uzcategui – everuzcategui65yahoo.com

Introducción

Comencemos en este acápite del escrito haciéndonos
la pregunta de rigor ¿por qué se realizo la
investigación sobre la cual hace referencia el presente
artículo sobre la propuesta de diseñar un modelo para
optimizar el control administrativo en el Instituto Universitario
de Tecnología del Estado Trujillo?. Pero antes de dar
respuesta a esta interrogante es necesario señalar que en
toda organización existen numerosas acciones a realizar y
que son necesarias para el normal funcionamiento de las
operaciones preestablecidas mediante "procesos" que deben regir
el orden de cada actividad, siguiendo unos lineamientos
lógicos de las mismas y cumpliendo con los objetivos
formulados en la planificación  y en las metas
propuestas.

La responsabilidad administrativa del día de hoy, exige
que los trabajadores se familiaricen con los objetivos de la
institución y los mecanismos para lograrlos. Estas
responsabilidades requieren comprensión de los
procedimientos y políticas fundamentales que se deben
aplicar oportuna y correctamente, por lo que a través del
liderazgo bien entendido se pueden obtener mayores y mejores
resultados.

De acuerdo a esto, se realizo el estudio descrito sobre el
aspecto del control como una función administrativa, que
consiste en medir  y corregir el desempeño de los
subordinados para asegurarse que los objetivos del organismo
seleccionado, como fue el caso del Instituido Universitario de
Tecnología del estado Trujillo sean alcanzados. En la
investigación se asumió la tarea de concebir el control
administrativo como una herramienta para verificar que todo se
haga conforme con lo que fue planeado y organizado, de acuerdo
con las órdenes dadas, para identificar los errores o
desvíos, con el fin de corregirlos y evitar su
repetición.

Esta temática concerniente al control administrativo
revistió  gran importancia para la investigación y
por ende para el Instituto Universitario estudiado, ya que la
propuesta para mejorar el proceso de control permitirá,
entre otras acciones: la corrección de fallas o errores, ya
sea en la planeación, la organización o en la
ejecución, e indicar las medidas correctivas. También
permitirá, según se conoció en la indagación
realizada, la prevención de nuevas fallas o errores, ya
que  el modelo del control administrativo, que se propuso
indicara  los medios para evitar los deslices en el futuro
del ente.

Para describe el interés que tiene en el contexto
científico del momento el actual informe , es de gran valor
referir que Según los últimos estudios realizados por
expertos en la materia, como Scanlan y Eckles, "uno de los
problemas y hechos más destacados e importantes que se
plantea, con la prontitud del caso, en la economía global y
en la nueva orientación que debe prevalecer en las
organizaciones, dando nuevos aspectos a la práctica de la
gerencia, para que éstas sean más efectivas y
eficientes, es la carencia de mecanismos, normas y criterios
técnicos idóneos para el control administrativo". Por
tal razón, diferentes organizaciones de Latinoamérica
han desarrollado acciones de control administrativo destinados a
estudiar los ingresos provenientes de negocios en los sistemas
financieros de estos países.

Al respecto, es pertinente narrar el convenio realizado por la
Cumbre de Seguridad de Centro América de 1996, donde se
propone "un control administrativo sobre las instituciones de los
Sistemas Bancarios para que lleven un registro de clientes,
transacciones y operaciones" (1998, pp. 8 – 10).

Ahora bien, estos hechos confirman la importancia y la
necesidad de desarrollar acciones sólidas y contundentes,
dirigidas a lograr cada vez más, resultados óptimos en
los procesos dirigidos al control y seguimiento de las
operaciones de las diferentes organizaciones. Así
pues,  es importante conocer que el  control en la
administración,  visto desde una óptica gerencial,
está implícito dentro de los procesos que se llevan a
cabo. Las acciones de  este control, juega un papel muy
significativo en dichos procesos. El control se considera como
una función básica en la administración, el cual,
como alternativa de solución, debe estar dirigido a la
seguridad de que realmente se realizan las actividades
planificadas para el logro de los objetivos y metas propuestas
dentro de la planificación general de la organización.
El control como tal, propone vigilar para que todas las acciones
y operaciones en todo momento se efectúen de acuerdo con el
plan adoptado, con las ordenes dadas y con los principios
establecidos. Se pretende, a través de este control
administrativo, comparar, discutir y hasta criticar, e igualmente
a estimular la planificación y fortalecer la
organización aumentado su eficacia y facilitando su
coordinación.

Seguidamente, pero dejando un poco la generalidad o la
universalidad del control administrativo se relata que Lansberg,
(1998), en un estudio realizado en el ámbito nacional,
señalo que , "el Control Administrativo Venezolano,
representa uno de los problemas o situaciones de mayor relevancia
en las instituciones del Estado, por cuanto y según este
autor,  "es uno de los procesos gerenciales de mayor
trascendencia en la administración pública y privada,
que permite medir y examinar los resultados de una
organización nacional, regional o local, o evaluar los
criterios, normas, técnicas del registro, así como la
emisión de informes  que oriente hacia el logro de los
objetivos organizacionales."  Y claro está, dicha
situación es pertinente al ámbito de las instituciones
educativas, y más aun las de educación superior donde
se observa una afluencia significativa de operaciones con
personas naturales y jurídicas en materia de formación,
donde existen factores internos y externos perturbadores, como
por ejemplo: políticos, gubernamentales, legales, de
carácter y personalidad, entre otros, que impiden el libre
intervenir de los elementos que la conforman, estos pueden
suceder  bien por falta de coordinación de los pasos a
dar en el canal de comunicación o por falta de control y
seguimiento.

Es así como,  la administración en los
organismos que imparten educación , vista desde el punto de
vista gerencial, lógicamente, está implícita
dentro de los procesos que los gerentes llevan a cabo, siendo que
las acciones de control, juega un papel muy importante en los
procesos administrativos, por aquello de que el  control se
considera como una función básica de todo ese proceso,
debiendo estar dirigido a la seguridad de que realmente se
realizan las actividades planificadas para el logro de los
objetivos y metas propuestas dentro de la planificación
general de la organización.

Tradicionalmente, nos revela el informe en cuestión, en
las organizaciones educativas, la función de control se
realiza a partir del nivel jerárquico más elevado,
hasta llegar al nivel inferior de la estructura organizativa de
cada institución, quienes tienen que rendir cuenta a su
superior inmediato sobre el cumplimiento de cada actividad que
realiza dentro de la institución y el logro de los objetivos
y metas propuestas por la organización, utilizando
instrumentos y mecanismos que le permitan la información
necesaria sobre el funcionamiento de la misma.

Este enfoque, nos remite a organizaciones con una estructura
piramidal, donde el Jefe, quien generalmente es también el
líder autocrático y extraordinario,  es quien
sabe, ordena y el subalterno es quien escucha, acata y cumple de
una manera mecánica, es decir no se corresponde para nada
con una gerencia participativa y abierta al desarrollo de las
capacidades de sus empleados. Ello indudablemente ha generado
gran cantidad de problemas, que van desde inasistencias a los
centros de trabajo, hasta apatía por cumplir con  las
funciones.

Ruiz (1996), acota que en el caso del sistema educativo los
controles se vienen ejecutando e instrumentando de un modo
inadecuado y que se basan primordialmente en la
planificación y documentos estadísticos, los cuales no
aseguran la calidad del proceso y menos aún la calidad del
servicio en la Educación. Cada día el sistema educativo
necesita más y mejores gerentes o lideres que orienten a su
personal hacia metas realizadas con alta motivación al logro
y fuertes sentimientos de pertenencia para su
institución.

De acuerdo  las informaciones recabas para escribir el
artículo, las evidencias señaladas por otros 
autores, son similares a las que presenta la Institución
objeto de estudio, por cuanto se ha pudo observar,
investigación, realizada que los procesos administrativos se
cumple, pero con  ciertas limitantes, específicamente
el proceso de control, el cual es fundamental para el logro de
los objetivos organizacionales, es decir, que no se da la
correspondencia debida entre la  ejecución y  la
planificación operativa para poner en marcha los diferentes
programas y proyectos, trayendo como consecuencia, en algunos
casos, el desvió de los planes.

Informaciones recabadas, según el informe realizado en el
aspecto del control administrativo y su vinculación con el
liderazgo que se practica,  indican que, los directivos de
la institución seleccionada, hasta la fecha,  presentan
insuficiencias en cuanto a las dimensiones de participación,
comunicación, influencia en su seguidores, creatividad,
perseverancia, responsabilidad y conocimiento. Con esta
aseveración, según Montilla, (1996), cuando esta
situación se hace presente, "se puede establecer que los
controles administrativos son efectuados de un modo ineficiente y
que con seguridad maximizan las debilidades presentes en la
institución a su cargo".

Por lo anterior y para el caso de la  investigación
que se llevo a cabo, referida a una Propuesta para el diseño
de un modelo de Optimización del Control Administrativo en
el Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Trujillo, a fin de garantizar el cumplimiento de las metas
organizacionales, se busco dar  respuestas,  en primera
instancia, y a través de un diagnostico,  a la
interrogante relacionada a: ¿cómo es el proceso para el
control administrativo que se aplicaba  el Instituto
universitario identificado?, para luego, en el marco de la
investigación, analizar ¿cuáles son los diferentes
componentes que integrarían el diseño del modelo 
para la optimización del control administrativo  en el
IUTET? y  finalmente plantear ¿Cómo se
diseñaría el modelo propuesto para esa
institución?

Para esta secuela, es importante señalar que existen
procedimientos administrativos y técnicos que se aplicaron
en el manejo administrativo del organismo seleccionado para el
estudio, los cuales se trataron de analizar, con la finalidad de
mejorar  los mismos, en correspondencia con los nuevos
parámetros gerenciales, tanto a nivel administrativo como en
el ámbito legal.

Al respecto, se ha pudo observar, que los procesos
administrativos se cumplían, pero con cierta limitante,
específicamente el proceso de control, el cual es
fundamental para el logro de los objetivos organizacionales, por
lo que  se planteo el mejoramiento de dichos procesos, para
así alcanzar el mejor logro de los objetivos establecidos,
poniendo en marcha cada uno de ellos y  poder cubrir las
expectativas de los beneficiarios del servicio educativo prestado
por el Instituto.

En  síntesis, la metodología propuesta y
descritica en la investigación sobre la cual se escribe para
el nuevo  control administrativo del organismo, se
basaría  en la medición y corrección del
desempeño de las actividades, la cuales  deben ser
realizadas, en concordancia con lo estipulado en las normativas y
reglamentos vigentes, al igual que con la adaptación y
aplicación de los  mecanismos gerenciales
modernos  que se propondrán  a lo largo del
desarrollo de esta investigación. Del mismo modo, se busca
que el control administrativo funcione como el suministro de
información, a través de objetivos y metas establecidas
para medir el desempeño con relación a las mismas,
así como comparar los resultados con los objetivos
establecidos y proponer las correcciones cuando sean
necesarias.

Material y
Métodos

Es importante señalar con claridad ¿cómo fue
realizado el estudio mencionado en el artículo?, para este
propósito se organiza la información de las vías a
seguir desde que se inicio la investigación hasta la
finalización del misma. En este contexto se establece un
conjunto de actividades que permitieron  el abordaje de la
realidad, a través de la utilización de una serie de
métodos, técnicas y procedimientos que garantizaron su
validez científica, de tal forma que estas herramientas se
adaptasen a las especificaciones del objeto de estudio. En este
orden de ideas los métodos son los siguientes:

Tipo y
Diseño de Investigación

De acuerdo al problema planteado referido a la
optimización del control administrativo en el Instituto
Universitario de Tecnología del Estado Trujillo y en
función de sus objetivos, se utilizo un tipo de
investigación denominado proyecto factible, ya que
correspondió con la definición dada según la UPEL
(1998:7), de que, "consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta, de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requerimiento o
necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse
a la formulación de políticas, programas,
tecnologías, métodos o procesos:", además "es una
proposición sustentada en un Modelo Operativo factible,
orientada a resolver un problema planteado o satisfacer
necesidades en una institución o campo de interés
nacional" 

En atención a esta modalidad de investigación, se
introdujeron dos grandes fases en el estudio, a fin de cumplir
con los requisitos involucrados en un Proyecto Factible. En la
primera de ellas, inicialmente se desarrollo  un diagnostico
de la situación existente en la realidad objeto de estudio,
a fin de determinar las necesidad del Instituto. En la segunda
fase del proyecto y atendiendo a los resultados del diagnostico,
se formulo el modelo operativo propuesto, referido al diseño
de optimización para el control administrativo en el IUTET;
donde se intenta dar repuesta o resolver el problema planteado en
la institución estudiada.

En lo que respecta al diseño del  estudio, éste
se caracterizo por estar apoyado en dos tipos de diseños
de  investigación  como lo son: Documental y De
Campo, la primera se refiere, de acuerdo a la UPEL (1998:8), al
"estudio del problema con el propósito de ampliar y
profundizar el conocimiento  de su naturaleza a través
de la utilización de trabajos previos, información y
datos divulgados por medios impresos" y la segunda, según la
misma fuente "por el análisis sistemático del problema
real  con el fin de describirlo, interpretarlo, 
entender la naturaleza y factores constituyentes, así como
explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia" para lo
cual fue necesario obtener los datos directamente en el sitio
donde ocurren los hechos".

Igualmente, atendiendo los objetivos delimitados, de manera
primaria,  la investigación se oriento en este
diseño de campo, por cuanto  permitió no solo
observar, sino recolectar los datos directamente de la realidad
objeto de estudio, en su ambiente cotidiano,  para
posteriormente analizar  e interpretar los resultados 
de estas indagaciones.

El estudio propuesto se adecua también a los
propósitos de la investigación no experimental
descriptiva, donde no se  plantearon hipótesis, pero si
se definieron un conjunto de variables. Se trato de un estudio
descriptivo, en la medida que el fin último, como lo fue el
de  describir con precisión, las propiedades y
características más importantes de los aspectos del
modelo de optimización propuesto, efectivamente se pudo
realizar. 

   Participantes

Para especificar apropiadamente la población objetivo y
el tamaño de la muestra se hará uso del término
participantes ya que se trato de la totalidad de los 
funcionarios que laboran en la Unidad de  Servicios
Administrativos, la Unidad de Control  y Registro, la
División de Planificación y Presupuesto, la
Subdirección Administrativa y la Dirección del
Instituto Universitario de Tecnología del estado Trujillo.
Todos ellos  constituyeron la población o universo, que
en  este caso fue de tipo finita, en la medida que la
integraron un determinado número de personas, que con
relación al estudio está limitada a 28 
trabajadores del área de control administrativo. Para
reseñar el proyecto de investigación que nos ocupa, no
se utilizo la muestra, ya que la totalidad de la población
fue de fácil acceso, al estar representada por
veintiocho  (28) participantes o  trabajadores objeto
de estudio.

Entorno

El estudio se efectúo en el Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Trujillo, y la población, por
tratarse de una investigación de carácter
administrativo dirigida los procesos de controles internos, vine
dada, por la totalidad de los funcionarios que intervienen en los
procesos administrativos del IUTET, como un todo; exactamente, el
autor se refiere a 28 trabajadores.

Técnicas e Instrumentos de
Recolección de  Información

En función de los objetivos definidos  en el actual
proyecto, donde se planteo el Diseño de un Modelo de
Optimación para el Control Administrativo en el Instituto
Universitario de Tecnología del Estado Trujillo, ubicado
dentro de la modalidad de Proyecto Factible, se emplearon una
serie de instrumentos y técnicas de recolección de la
información  orientadas de manera esencial a alcanzar
los fines propuestos. Para esta estrategia, necesariamente hubo
que cumplir con tres etapas básicas, la primera de ellas,
estuvo referida a la circunscripción de todos los aspectos
teóricos de la investigación, vinculados al
planteamiento, formulación y  delimitación del
problema objeto de estudio, así como a la elaboración
del marco teórico, etc.

La segunda implico la realización de un diagnostico
organizacional relacionado con el proceso de control
administrativo que se ejecutaba en la institución; y la
tercera, estuvo ligada al nuevo diseño del  modelo
antes mencionado.

Dada la naturaleza del estudio y en función  de los
datos que se requirieron, tanto del momento teórico, como
del momento metodológico de la investigación, así
como con la presentación del trabajo escrito, en primer
lugar se situaron las denominadas técnicas y protocolos
instrumentales de la investigación documental.
Empleándose de ellas fundamentalmente, para el análisis
de las fuentes documentales, que  permitieron  abordar
y desarrollar los requisitos del momento teórico de la
investigación, la: observación documental, la
presentación resumida, resumen analítico y 
análisis crítico.

Dentro de este ámbito, también se usaron una serie
de técnicas operacionales para manejar las fuentes
documentales desde una dimensión estrictamente técnica
y común a todas las ciencias, a saber; de subrayado,
fichajes bibliográficas y de ampliación de textos,
construcción y presentación de índices,
presentación de cuadros, gráficos e ilustraciones,
presentación de trabajo escrito, etc.

En segundo lugar, se usaron técnicas de la 
observación directa, no participante y sistemática en
la realidad objeto de estudio. Finalmente y en tercer lugar, se
emplearon las técnicas de la encuesta y del cuestionario con
el propósito de sondear a las personas que laboran en el
Instituto Universitario seleccionado y que estaban directamente
vinculadas al problema investigado.

Técnicas de Análisis
y Procesamientos de Datos Investigación
Documental

La información proveniente de la fuente secundaria se
recolectó, se seleccionó, se fichó y luego se
incorporó al texto definitivo, lo que se consideró de
mayor relevancia para la investigación.

Investigación de Campo

Los datos se obtuvieron con la aplicación de los
instrumentos, luego fueron presentados en cuadros distributivos
de frecuencias e índices porcentuales de las respuestas que
arrojaron cada ítem con la finalidad de desarrollar los
objetivos planteados. Este procesamiento corresponde a la
técnica de análisis cuantitativo.

El análisis e interpretación de los resultados que
se obtuvo con la investigación de campo a realizar,
también fue analizada de manera cualitativa. Con este tipo
de análisis se pudo afianzar; más el análisis
cuantitativo, puesto que el mismo fue interpretado para describir
la frecuencia en que se presentaron los indicadores que dieron
origen a una problemática que fue vista como una necesidad
que debió ser atendida.

Procedimientos de la
Investigación. Investigación Documental

Para la instrumentación de la investigación
documental se emplearon los procedimientos siguientes;

a) Ubicación y arqueo de fuentes bibliográficas y
documentales: Textos, Informes, Proyectos, Foros, Seminarios,
Artículos de Revistas, que permitirán obtener la
información pertinente al tema en estudio.

b) Realización de entrevistas a fuentes vivas o
representantes de organismos involucrados en el área.

c) Discriminación de la información significativa
pertinente a la estructuración del cuerpo demostrativo del
reportaje.

d) Codificación y sistematización de la
información seleccionada y registro de la misma en el
análisis acorde a sus contenidos.

e) Interpretación y presentación de los
resultados.

Investigación de Campo

El trabajo de campo requerido para la investigación
incluyo la ejecución de las tareas básicas
siguientes;

a) Contextualización y delimitación del problema a
objeto de establecer las dimensiones de su análisis,

b) Determinación de la población y selección de
la muestra.

c) Selección y construcción de los instrumentos de
recolección de  datos. Se escogió el cuestionario
por ser el instrumento más idóneo para la
recolección de información sobre la problemática
planteada.

d) Organización y procesamiento de los datos producto
de  las respuestas obtenidas a través del
instrumento.

e) Interpretación de los
resultados.

       Prueba
Piloto

Para la validez del instrumento se utilizo la validez de
contenido, la cual consistió, para efectos de presente
estudio, en hacer entrega del cuestionario a un grupo de tres
expertos en la materia para que emitieron su opinión (juicio
de expertos)  en relación a los siguientes criterios:
relación ítems – objetivos, relación ítems –
variables y relación ítems – indicadores. Esto en
función de constatar el vocabulario y la redacción de
los ítems y si el contenido de los mismos mide lo que se
desea medir. Los expertos le hicieron observaciones de tipo
general, las cuales fueron atendidas y corregidas.

Técnicas para Analizar los
Resultados

Para analizar los resultados se utilizo la estadística
descriptiva  siguiendo los siguientes pasos;

a) Cada uno de los ítems se codificaron

b) Se construyeron las tablas de frecuencia con la
presentación, análisis y discusión teórica de
los resultados.

c) Se representaron gráficamente.

Técnicas para la
Formulación del Modelo o Sistema Propuesto

Las técnicas para la formulación del modelo o
sistema propuesto siguieron las pautas definidas de acuerdo a un
proyecto factible, es decir, cubrió  las fases de
investigación, elaboración y desarrollo de una
propuesta para un modelo operativo viable de solucionar el
problema planteado, además, las técnicas comprendieron
las etapas de diagnóstico, planteamiento y
fundamentación teórica de la propuesta, procedimientos
metodológicos, actividades y recursos necesarios para su
ejecución.

Resultados

Para la etapa inicial y básica de la investigación,
referida a la demarcación de todos los aspectos
teóricos del estudio, la información procedente de la
fuentes secundarias se recolectó, se eligió, se
fichó y luego se agregó al texto final, lo que se
consideró de mayor preeminencia para la
investigación.

La segunda etapa que envolvió la realización de un
diagnostico organizacional relacionado con el proceso de control
administrativo que se elaboraba en la institución
seleccionada, para lo cual se presentaron los datos obtenidos de
la aplicación del instrumento diseñado, como lo fue el
cuestionario, de manera organizada, a través de varias
formas: por codificación y tabulación de los datos ,
relacionados con los procedimientos técnicos en el
análisis estadístico que permitió determinar el
número de respuestas referidas a las  diferentes
categorías, luego por una representación escrita, que
consistió en incorporar los datos estadísticos
recolectados, en forma de texto, a partir de una descripción  de los
mismos., así como por una representación grafica 
a través de la figuras de "tortas" donde se ilustro,
pictóricamente, la información obtenida y los
porcentajes que ésta representa. Y la tercera y última
etapa del estudio,  ligada al diseño del  modelo
propuesto para optimizar el control administrativo en el
organismo, efectivamente la propuesta se presento en un anexo
separado del estudio describiendo con detalle las Técnicas y
componentes que integrarían el modelo de optimización
para el control administrativo en el Instituto Universitario de
Tecnología del estado Trujillo

Discusión

A continuación, se presentan a manera de discusión,
la interpretación de los resultados por  cada de las
interrogantes que conllevaron a  la idea necesaria de
presentar una propuesta de optimización  para el
control administrativo en el Instituto Universitario de
Tecnología del estado Trujillo ( para efectos del articulo
las paginas que incluyen como anexo las tablas y las figuras de
torta que fundamentan el análisis  de la discusión
se colocan al final y no se contabilizan  para el
artículo como tal)

Tabla Nº 1

1.- ¿Las operaciones administrativas se realizan de
acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes que rigen estas
labores en la administración pública?

Los datos obtenidos (ver tabla1) determinaron que el 53,57%
de los encuestados respondieron en atención a los criterios
"Siempre", lo que representa una tendencia  favorable a la
interrogante. Lo que se traduce en  que las operaciones si
se realizan  de acuerdo a las leyes  y reglamentos
vigentes.

2.- ¿Los procesos administrativos  se ejecutan de
conformidad a la normativa interna del Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Trujillo?

Al efectuar el análisis del presente ítem se pudo
evidenciar que el 57.14% de los encuestados opinaron bajo el
criterio "Siempre" y  un 42.85% opinó que "Algunas
Veces", lo que demuestra que existe poca diferencia entre los que
consideran que si se ejecuta de acuerdo  a la
normativa  interna. Y los que consideran que solo algunas
veces  se actúa de esta manera. Esto significa 
que el 42,85 de algunas veces debe ser atendido para efectos del
modelo de control administrativo  propuesto en la presente
investigación.

3.- ¿Los principios generales de la
administración  como: división de trabajo y
especialización, de autoridad y responsabilidad,
jerarquía, unidad de mando, amplitud administrativa,
definición de funciones y tareas, son aplicados durante el
proceso administrativo del IUTET?

Esta pregunta arroja resultados a favor del criterio
"Algunas Veces" representado en un 50 %, lo que significa un
problema, ya que el hecho de que la mitad  de los
encuestados sea de esta opinión significa que existe la
necesidad de corregir, en el marco de la propuesta,  la
aplicación de los principios generales de la
administración,  durante el proceso
administrativo.

4.- ¿Usted considera que se planifican las actividades en
función de objetivos y metas en  su unidad de
trabajo,  antes de iniciar  las actividades 
administrativas?

Los datos obtenidos en el presente ítem demuestran que
las respuestas están divididas entre los primeros criterios,
pero la suma de "Algunas Veces" y "Casi Nunca" supera
considerablemente al criterio de siempre, lo que implica que,
durante al propuesta, se pretende corregir estos niveles, en
función de los objetivos y metas que se planifiquen antes de
iniciar las actividades en las unidades de trabajo,

5.- ¿Las decisiones de los directivos y de los
planificadores del IUTET  son tomadas con orientación
hacia el futuro?

De los criterios considerados el que presentó mayor
frecuencia fue "Algunas Veces", representado por el 50%, lo que
simboliza que para efectos de la toma de decisiones,  en
pocas ocasiones éstas se orientan con visón de futuro,
debiéndose abordar esta premisa en el diseño de la
propuesta para el nuevo modelo del control
administrativo.

6.- ¿Considera usted que el personal del área 
administrativa participa, de alguna manera, en las actividades de
planificación?

De acuerdo a los datos obtenidos, se pudo
determinó  que un alto porcentaje el 67.85.5%
opinó en atención a  esta interrogante que, solo
"Algunas Veces", participan en las actividades de
planificación. Ante esto necesario es, promover la
participación, en el marco del nuevo diseño
propuesto.

7.- ¿Se  planifican actividades de motivación
que conlleven al incremento o la  adopción de la
pertenencia
institucional?         

Análisis

Como puede observarse los criterios "Casi Nunca" 42,85 y
"Algunas Veces" 28,57 dan respuesta a esta interrogante sobre la
motivación, significando que la motivación es
baja  entre los trabajadores encuestados y por tanto
ésta  no contribuye el incremento de la pertenencia
institucional .

8.- ¿Ha recibido inducción o información 
sobre la cultura y estructura organizacional del IUTET?

           
Los porcentajes respecto a esta interrogante arrojan 
tendencias sobre los criterios "Algunas Veces" y "Casi Nunca", lo
que representa que en este sentido, no seda la suficiente
inducción sobre al cultura y la estructura
organizacional  en el IUTET.

9. ¿Cree usted que, desde el punto de vista
organizacional, se distribuyen  correctamente las tareas
laborales -administrativas, dentro de su unidad de trabajo?

La información recolectada  nos comunica que la
mitad de los  encuestados consideran que las tareas
laborales no se distribuyen correctamente en las unidades de
trabajo de su adscripción, por lo que se debe asumir esta
situación, igualmente dentro del nuevo esquema del modelo
propuesto.

10.- ¿Se definen claramente  las responsabilidades
en el área  administrativa donde usted se
desempaña?

Según los datos suministrados la mayoría de los
encuestados  considera que solo "Algunas Veces" se definen
las responsabilidades en el área administrativa, lo que sin
duda debe corregirse, en la nueva metodología para el
control administrativo que se propondrá en la
investigación.

11.- ¿Se establecen relaciones efectivas de
comportamiento entre las personas para lograr la eficiencia y
obtener satisfacción personal al hacer las tareas
administrativas?

           
Siguiendo la tendencia la mayor parte de los encuestados hacen
saber que solo "Algunas Veces" las relaciones efectivas de
comportamiento logran la eficiencia y la satisfacción al
ejecutar las tareas asignadas, lo que significa que en el modelo
propuesto se debe prever la mejora  en la frecuencia de este
criterio, hacia la búsqueda del optimo criterio a saber:
"Siempre".

12.- ¿Para las actividades de orden administrativos se
asigna  espacio físico suficiente?

           
En el mismo orden, el criterio "Algunas Veces" se impone en la
respuesta de que sí el espacio fisco asignado para las
actividades administrativas es suficiente, lo que no favorece
esta situación, siendo necesario asumir la corrección
en el diseño del modelo.

13.- ¿Esta conforme con el ambiente de trabajo que
percibe en su unidad administrativa?

Se observa, según la respuesta del 48.42 % referida al
criterio "Siempre", que en este sentido hay conformidad con el
ambiente de trabajo que se percibe en el  área
administrativa

14.- ¿Considera usted que los recursos materiales
(físicos) y humanos se han instaurado ordenadamente en las
áreas administrativas?

           
En este ítem se puede ver que un alto 60,71 % de los
encuestados consideraron que solo "Algunas Veces", se instauran
proporcionalmente los recursos materiales y humanos,
situación ésta que se debe corregir en un ambiente
optimo que se prevé diseñar en el marco de la presente
investigación.

15.- ¿Siente usted pertenencia y entusiasmo cuando
ejecuta las actividades administrativas, en función de los
planes  y metas de la institución?

           
Al aplicar el instrumento, en esta pregunta se obtuvo una
tendencia importante  a favor del criterio "Siempre" 
lo que evidencia un alto sentido de pertenencia y entusiasmo en
la ejecución de las tareas con relación al logro de los
objetivos y metas institucionales, por lo que se debe mantener
esta tendencia en el componente motivación del modelo
propuesto

16.- ¿Recibe inducción para la actualización de
los procesos o tareas administrativas que debe realizar?

           
En este sentido, la actualización  de los procesos
no ha sido muy atendida  como lo evidencia el criterio
"Algunas Veces" por lo que se requiere mejorar este aspecto en el
diseño de optimización propuesto..

17.- ¿Hay correspondencia entre las actividades
administrativas  que usted lleva a cabo y los planes y la
estructura organizativa que conoce del  IUTET?

           
Según la respuesta obtenida para este ítem la
tendencia de algunas veces se mantiene con un 53,57, lo que sigue
significado la necesidad e asumir la mejora para exista
correspondencia entre las actividades administrativas  que
se realizan y los planes y la estructura organizativa que conoce
del organismo

Gráfico Nº 17.- ¿Hay correspondencia
entre las actividades administrativas  que usted lleva a
cabo y los planes y la estructura organizativa que conoce
del  IUTET?

18.- ¿Se aplican políticas de compensación
cuando se logra cumplir con los objetivos y metas?

           
En cuanto al as compensaciones el mayor criterio obtenido es
similar, una vez mas se evidencia que solo "algunas veces" hay
compensación para el logro de los objetivos y metas. Lo que
amerita una corrección  de este criterio, en
función de las compensaciones, en el marco del modelo
propuesto, a través de una política institucional y no
un "tal vez" o un "de vez en cuando".

19.- ¿Se supervisan las actividades de ejecución
de  acuerdo a las normas y al plan operativo
institucional?

           
Igualmente, en el mismo orden, la consulta sobre la
supervisón en la ejecución de las actividades, arroja
un resultado a  favor del criterio "algunas veces"
representado en un alto 64,28%, lo que se traduce en que la
supervisión no es constante, por lo que se amerita atender
en el componente evaluación del modelo propuesto.

20.- ¿Se mide el desempeño de sus actividades de
acuerdo a las metas obtenidas?

           
Según la consulta se determinó que "Alguna Veces" y
"Casi Nunca" se mide el desempeño del funcionario  de
acuerdo a las metas logradas, lo que sin duda debe modificarse en
el modelo propuesto asumiendo el diseño de medidas para
cambiar este criterio, hacia el anhelado "Siempre"

21.- ¿Se detectan las diferencias o variaciones entre las
actividades planificadas y las ejecutadas?

           
"Casi Nunca" y "Algunas Veces" dominaron las respuestas en esta
interrogante, es decir que prácticamente no se detectan las
diferencias entre las actividades administrativas  que se
ejecutan  y los planes y la estructura organizativa que
conoce del  Instituto, lo que implica,  otra vez, que
las funciones de evaluación y seguimiento no se están
llevando de la mejor manera.

22.- ¿Se realizan los ajustes para corregir las
variaciones entre lo planificado y lo ejecutado?

Las tareas de ajustes para realizar las respectivas
correcciones a que diere lugar están divididas respecto a la
frecuencia en los criterios, sin embargo es importante, que el
diseño del modelo propuesto, persiga un tendencia, en el
sentido de efectuar los arreglos para corregir las variaciones
entre lo planificado y lo ejecutado.

23.- ¿Cree usted que las actividades de control
administrativo se aplican oportunamente?

La frecuencia obtenida indica que este control sucede
"Algunas Veces", es decir que las actividades de vigilancia no
son un práctica constante, lo que seguramente perjudica ya
que el revisión administrativa debe ser muy oportuna para
evitar problemas administrativos y de otra índole, por lo
que se debe asumir  mejorar este escenario en el modelo que
se propondrá al final de la investigación.

24.- ¿Considera usted que el control administrativo se
realiza como una medida positiva para compartir las informaciones
y  describir fallas en el proceso?

Tal como sucede con este ítem ("Algunas
Veces"50%),  existe una tendencia similar en las respuestas
obtenidas en el Instituto en estudio. En el ente, la actividad
del control administrativo se realiza, en la gran mayoría de
sus componentes, bajo criterios de "Algunas Veces"  y no por
una política constante de estándares establecidos, es
como un control a medias. Por tanto, se requiere el diseño
de un modelo que guié el comportamiento, hacia la
optimización del proceso de control administrativo en
la  Entidad.

Conclusiones

En cuanto a Diagnosticar el proceso para el control
administrativo que actualmente aplica, el Instituto Universitario
de Tecnología del Estado Trujillo, efectivamente, se logro
la realización del diagnostico organizacional relacionado
con el proceso de control administrativo que se lleva a cabo en
el organismo escogido. Se mostraron  los datos 
obtenidos de la aplicación del instrumento representado en
el cuestionario, de forma ordenada, con su respectiva
codificación y su tabulación, todo relacionado con los
procedimientos técnicos en el análisis
estadístico. Esto  permitió determinar el numero
de respuestas referidas a las  diferentes categorías,
lo cual fue objeto de un análisis estadístico que se
redactó y se presentó a manera de texto.
Seguidamente,  se presento,  a través de 
figuras de "tortas" la indagación obtenida y los porcentajes
que representan .las tendencias obtenidas.

En la gran mayoría de los ítems relacionados a
Diagnosticar la situación del actual  del proceso para
el control administrativo en el instituto en estudio, la
categoría "Algunas Veces"  fue la  tendencia
dominante , muy similar en las respuestas obtenidas en el ente,
por lo que se concluyo que la actividad del control
administrativo se realiza, en la gran mayoría de sus
componentes,  a saber, bajo criterios de "Algunas
Veces"  y no por una política constante de
estándares establecidos, es como "un control a medias", por
lo que se determino que, ciertamente, se requiere la
implantación de mejoras o innovaciones, a través del
diseño de un modelo que guié el comportamiento hacia la
optimización del proceso de control administrativo en
la  entidad.

Este diagnóstico, evidenció que la mayoría de
los funcionarios consideran que los directivos presentan
dificultad para tomar en consideración las necesidades de
cada sección o departamento; evaluar el avance de los planes
que están en ejecución; identificar factores
críticos de las operaciones que requieren control; uso de
las técnicas de control; el rol que cada funcionario cumple
dentro de la estructura organizativa y evaluación de los
cambios que surgen como producto de tipo de control aplicado en
el departamento.

En lo que tiene que ver con Identificar y Analizar los
diferentes componentes que integrarían el diseño del
modelo propuesto, para optimizar el  control administrativo
en el IUTET, se concluyo que esos  propósito
(identificar y analizar) se llevaron a cabo exitosamente,
mediante la caracterización y el estudio detallado  que
se desarrolló, en todos los aspectos y componentes, desde un
punto de vista teórico-descriptivo.

Finalmente, el propósito principal como lo fue el
diseñar y proponer el  modelo de optimización para
el sistema de control administrativo en el instituto
seleccionado, se considero alcanzado puesto que se presento la
propuesta para perfeccionar el control administrativo en el
Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Trujillo.

  Referencias

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Graw-Hill. Anthony, W. (1994) Gerencia Participativa.
México: Fondo Educativo Latinoamericano.

Anthony, W. (1994) Gerencia Participativa. México:
Fondo Educativo

Anthony, W. (1994) Gerencia Participativa. México:
Fondo Educativo Latinoamericano.

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México: Trillas – Panorama.

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Proyecto de Investigación. Servicio Editorial.

Claret Veliz, A.(2005) Como Hacer y Defender una Tesis.
Caracas. Editorial Texto

Hemerográficas:

IESA (2000). Revista. Mes Octubre

  Anexos de la parte de
la  discusión Tabla Nº 1

1.- ¿Las operaciones administrativas se realizan de
acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes que rigen estas
labores en la administración pública?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Los datos obtenidos en la presente tabla determinan que el
53,57% de los encuestados respondieron en atención a los
criterios "Siempre", lo que representa una tendencia 
favorable a la interrogante. Lo que se traduce en  que las
operaciones si se realizan  de acuerdo a las leyes  y
reglamentos vigentes.

Gráfico Nº 1. ¿Las operaciones
administrativas se realizan de acuerdo a las leyes y reglamentos
vigentes que rigen estas labores en la administración
pública?

     Tabla Nº 2

2.- ¿Los procesos administrativos  se ejecutan de
conformidad a la normativa interna del Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Trujillo?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del L IUTET

  Análisis

Al efectuar el análisis del presente ítem se pudo
evidenciar que el 57.14% de los encuestados opinaron bajo el
criterio "Siempre" y  un 42.85% opinó que "Algunas
Veces", lo que demuestra que existe poca diferencia entre los que
consideran que si se ejecuta de acuerdo  a la
normativa  interna. Y los que consideran que solo algunas
veces  se actúa de esta manera. Esto significa 
que el 42,85 de algunas veces debe ser atendido para efectos del
modelo de control administrativo  propuesto en la presente
investigación.

Gráfico Nº 2.– ¿Los procesos
administrativos  se ejecutan de conformidad a la normativa
interna del Instituto Universitario de Tecnología del Estado
Trujillo?

Tabla Nº 3

3.- ¿Los principios generales de la
administración  como: división de trabajo y
especialización, de autoridad y responsabilidad,
jerarquía, unidad de mando, amplitud administrativa,
definición de funciones y tareas, son aplicados durante el
proceso administrativo del IUTET?

Fuente: Empleados  adscritos a las
Áreas de Administración del
IUTET                                      

Análisis

Esta pregunta arroja resultados a favor del criterio "Algunas
Veces" representado en un 50 %, lo que significa un problema, ya
que el hecho de que la mitad  de los encuestados sea de esta
opinión significa que existe la necesidad de corregir, en el
marco de la propuesta,  la aplicación de los principios
generales de la administración,  durante el proceso
administrativo.

Gráfico Nº 3.- ¿Los principios generales
de la administración  como: división de trabajo y
especialización,  de autoridad y responsabilidad,
jerarquía, unidad de mando, amplitud administrativa,
definición de funciones y tareas, son aplicados durante el
proceso administrativo del IUTET?

Tabla Nº 4

4.- ¿Usted considera que se planifican las actividades en
función de objetivos y metas en  su unidad de
trabajo,  antes de iniciar  las actividades 
administrativas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

Análisis

Los datos obtenidos en el presente ítem demuestran que
las respuestas están divididas entre los primeros criterios,
pero la suma de "Algunas Veces" y "Casi Nunca" supera
considerablemente al criterio de siempre, lo que implica que,
durante al propuesta, se pretende corregir estos niveles, en
función de los objetivos y metas que se planifiquen antes de
iniciar las actividades en las unidades de trabajo,

Gráfico Nº 4.- ¿Usted considera que se
planifican las actividades en función de objetivos y metas
en  su unidad de trabajo,  antes de iniciar  las
actividades  administrativas?

Tabla Nº 5

5.- ¿Las decisiones de los directivos y de los
planificadores del IUTET  son tomadas con orientación
hacia el futuro?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de
Administración del IUTET

  Análisis

De los criterios considerados el que presentó mayor
frecuencia fue "Algunas Veces", representado por el 50%, lo que
simboliza que para efectos de la toma de decisiones,  en
pocas ocasiones éstas se orientan con visón de futuro,
debiéndose abordar esta premisa en el diseño de la
propuesta para el nuevo modelo del control administrativo.